Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Zuidbroek B.V. (Zuidbroek Ondernemingsrecht Notarissen)
Adres: Grote Bickersstraat 74
Postcode / Plaats: 1013 KS Amsterdam
Contactpersoon: Bart Jan Kuck
E-mail: bartjan.kuck@zuidbroek.com

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor het opstellen van een notariële akte, het verlenen van advies en/of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als Zuidbroek B.V. een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moeten wij ons aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan. De notaris verifieert de echtheid van Nederlandse identiteitsdocumenten via het Verificatie Informatie Systeem van de Stichting BKR (“VIS”).
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat deze verband houden met door u of namens u verleende opdrachten tot het opstellen van overeenkomsten en andere daarbij horende documenten en in het algemeen verband houden met het verlenen van de aan ons opgedragen juridische, financiële en/of administratieve diensten. Tevens kunnen wij het contact met u onderhouden, daaronder begrepen voor de facturatie van door ons verleende diensten maar ook om u te kunnen uitnodigen voor door ons te organiseren evenementen en om u nadere juridische actualiteiten toe te zenden, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• openbare registers, waaronder het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster;
• een advocaat, belastingadviseur, financiële adviseur of andere adviseur in verband met een overeenkomst waarin u één van de partijen bent of bij welke partij u een functie vervult zoals bestuurder, toezichthouder of bevoegde vertegenwoordiger;
• andere bronnen zoals de BPR en het VIS;
• openbare bronnen zoals sociale media platforms en zakelijke websites.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• openbare registers, indien de wet voorschrijft dat die gegevens daarin dienen te worden geregistreerd;
• andere partijen of belanghebbenden bij een notariële akte en/of overeenkomst waarbij u betrokken bent alsmede aan de adviseurs van die andere partijen;
• banken voor zover het betalingsverkeer dat verband houdt met aan ons opgedragen juridische diensten door ons verzorgd wordt;
• verwerkers van persoonsgegevens waarmee een verwerkersovereenkomst is gesloten.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit in dat geval beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat alleen mogelijk indien er een nieuwe akte wordt opgesteld als rectificatie van de onjuiste akte.

Recht op het wissen van gegevens (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag en kan de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wenst te beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wenst dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en/of overeenkomst en u de persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hier tegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten conflicteren met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag door middel van een schriftelijk en/of elektronisch bericht aan Bart Jan Kuck. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.